لا يخفى على الجميع أهمية تنظيم مكتب مدير المدرسة حيث أنه يعكس صورة إيجابية أو سلبية عن المدرسة إدارة المدرسة أمام من يزور مكتب المدير ومكاتب المساعدين.
وحينما يعتني مدير المدرسة بتنظيم مكتبه فإن ذلك يعطي انطباعاً عنه بأنه متميز؛ وعلى حين يظن البعض بأن كثرة الأوراق على مكتب المدير تدل على تميزه وعمله إلا أن هذا الظن خاطئ إذ يعلم الإداريون المتميزون بأن كثرة الأوراق تدل على إهمال هذا المدير وعدم انجازه لأعماله أولاً بأول حيث تتراكم هذه الأوراق لتشكل فيما بعد فوضى رهيبة تربك العمل وتؤخر الإنتاجية حينما يبحث المدير عن ورقة أو خطاب أو تعميم يذكر أنه وضعه مع كومة الأوراق على مكتبه قبل أسبوع أو شهر ولا يجده إذ يتوه بين أتلال الورق التي جمعت لتنظيم العمل –بشرط أن توضع في أماكنها الصحيحة وبشكل مرتب- إلا أن بعض المديرين يتهاون في هذه الأوراق فتصبح يوماً بعد يوم عبئاً عليه.
] باربارا همفيل أخصائية في إدارة الأعمال.. تقول: لقد قضيت آلاف الساعات مستشارة تنظيمية مع الناس وأوراقهم ووجدت أن هناك حقيقة واحدة واضحة جدا ألا وهي:
إن مهارات إدارة الأوراق تعتبر ضرورية للعيش في مجتمعاتنا .. وقامت بتأليف كتاب بعنوان: (ترويض النمر الورقي - تنظيم الأوراق في حياتك)
فباربارا تشبه عملية تفحص كوم من الأوراق بإيقاظ نمر نائم إذ أننا سنكتشف خلال تفحصنا أوراقا تمثل خيبة أمل بالنسبة إلينا أو التزامات أو غموضا .. وكما أن نوم النمر بصورة مؤقتة يخفف عنا ، فإن تجاهل الأوراق يخفف عنا بصورة مؤقتة أيضا . ولكن يظل هناك خوف دائم داخل عقولنا من أن النمر سيفيق من نومه في أي لحظة..
لن تقتصر فائدة تنظيم أوراقك على خلو مكتبك من الفوضى ، بل وستظهر لك كثيرا من الأشياء الجميلة ..
وقد وضعت باربارا أربعة أهداف تكلمت حولها من خلال الكتاب:
1- إتلاف الأوراق غير الضرورية .
2- تجنب إنتاج أوراق غير ضرورية .
3- تحديد موقع ثابت للأوراق المنتهية .
4- إنشاء نظام استرجاع ورقي سهل.[ [2]
ولذا فإنه ينبغي لمدير المدرسة العناية بالجوانب التالية أثناء عملية ترتيب مكاتب الإدارة:
أ - على مدير المدرسة تنفيذ ما ورد من تعاميم منظمة للسجلات والملفات.
ب - الترتيب والتنظيم في مكتب مدير المدرسة يساعد على أداء أفضل للعمل .
جـ - الحرص على عدم بقاء أي أوراق ليس هناك حاجة لبقائها في المكتب ، أو انتهى وقتها .
د - السعي إلى نظافة المكتب بشكل مستمر ويومي.
هـ - يجب أن لا تكون صغر مساحة مكتب المدير أو وضع المدرسة المادي عائقاً لبعض المقترحات ، حيث بالإمكان العمل بها بالشكل المناسب .
و- بعض هذه المقترحات يمكن أن تكون عن طريق لوحات تعلق أو ملفات قريبة من متناول يد المدير للرجوع لها عند الحاجة وبسهولة .
ز- الناحية الجمالية والإضاءة المناسبة والتكييف الجيد لها الأثر الواضح في أداء العمل وعلى نفسية الزائر والمراجع وولي الأمر.
خطوات تنظيم مكتب مدير المدرسة
أولاً : الملفات :
1- ملفات الموظفين ووضع بيانات متكاملة وتفصيلية عن كل موظف بالمدرسة في ملف مستقل.
2- ملفات التوجيهات والنشرات الخاصة بكل مادة .
3- الملفات الخاصة والسرية وتحفظ في الخزنة الخاصة بمدير المدرسة .
4- ملفات التعاميم المهمة بحيث يوضع لكل قسم من أقسام إدارة التربية والتعليم ملف خاص بتعاميمه .
5- ملفات الصادر العام ويوضع فيه صورة من كل خطاب يصدر من إدارة المدرسة إلى جهة خارج المدرسة .
6- ملف معلومات عن المدرسة وتزويده بكل ما يستجد بشكل مستمر.
7- أي ملف يستحدثه المدير لأداء عمل أفضل أو تنظيم أحسن .
ثانياً : السجلات :
1- سجل حضور وانصراف الموظفين اليومي .
2- سجل غياب وتأخر الموظفين اليومي والشهري والسنوي .
3- سجل أحوال الموظفين (يشتمل على أسماء العاملين في المدرسة ومعلومات كاملة عنهم) .
4- سجل متابعة المدير للمعلمين وتقويمهم .
5- سجل زيارة المشرفين التربويين .
6- سجل الاجتماعات المدرسية.
7- سجل الرواتب .
8- سجل طبيب الوحدة الصحية المدرسية .
9- سجل الصادر .
10- سجل توديع المعاملات.
11- سجل الاجتماعات.
12- أي سجل يقترحه المدير مما يرى أهميته في متابعة الأعمال .
ثالثاً : الجداول :
1- جدول الحصص الأسبوعي شاملاً أسماء المعلمين وتخصصاتهم ومجموع الأنصبة المسندة إليهم والمواد والفصول التي يدرسونها.
2- جدول الانتظار .
3- جدول المناوبة والإشراف اليومي .
4- جدول توزيع الريادة .
5- جدول توزيع الأنشطة والبرامج والمهام داخل المدرسة.
رابعاً : الإحصائيات :
1- إحصائيات دورية أو فصلية بمستويات الطلاب .
2- إحصائيات بأعداد الطلاب وجنسياتهم وتوزيعهم على فصول المدرسة.
3- إحصائيات بأعداد الفصول والطلاب داخل الفصول.
4- إحصائيات بنتائج الطلاب في الأعوام الماضية وحتى تاريخه مع ملاحظة الإضافة المستمرة لهذه الإحصائيات.
5- إحصائيات بأعداد الطلاب والفصول منذ تأسيس المدرسة وحتى تاريخه، مع ملاحظة الإضافات المستمرة لهذه الإحصائيات.
خامساً : الحوافز :
1- لوحة شهرية بأسماء الطلاب المتميزين .
2- لوحة ثابتة باسم الطلاب المتفوقين دراسياً أو الأوائل على فصولهم.
3- لوحة شهرية بالتفوق في الأنشطة الدورية التي تجريها المدرسة مثل ( الإذاعة - أحسن فصل - الصحف الحائطية).
4- لوحة لأفضل موظف خلال الشهر مع ملاحظة الإشارة إلى السيرة الذاتية لكل موظف وبشكل مستمر حتى الشهر الذي يليه.
5- أي حوافز أخرى يرى المدير وضعها في المكتب مما يساعد على رفع المستوى التربوي والتعليمي للطلاب .
6- مع ملاحظة اللوحات التي تعزز الأداء الإيجابي للموظف والطالب ، يمكن تعميمها على باقي أماكن المدرسة، سواء التي يرتادها المعلمون (غرفة المعلمين)أو الطلاب(المقصف المدرسي - مقار النشاط... إلخ).
سادساً : اللوائح والأنظمة :
يجب أن يكون لدى مدير المدرسة في مكتبه جميع اللوائح والأنظمة الصادرة(سواء كانت مرئية أو مطبوعة) مثل ( الدليل الإجرائي لمدير المدرسة- والقواعد التنظيمية-ودليل تقويم الطالب-ودليل الاختبارات-والمذكرة التفسيرية-ولائحة السلوك – وتعاميم التقويم المستمر).
سابعاً : متفرقات :
1- علم المملكة.
2- خريطة توضح حدود المملكة العربية السعودية
3- لوحة تعرف بسياسة التعليم بالمملكة .
4- لوحة تعرف بأهداف التعليم بالمملكة .
5- لوحة بأهداف المرحلة الدراسية التي يعمل بها مدير المدرسة.
6- قائمة بأسماء الطلاب وعناوينهم مع هواتف أولياء الأمور في المنزل والعمل.
7- مكتبة تربوية مصغرة مع ملاحظة تعميمها على منسوبي المدرسة.
8- وسيلة اتصال داخلية للاتصال ( جرس، هاتف داخلي، إذاعة للمناداة).
9- مخطط هيكلي للمدرسة وتوزيع الفرق داخل المبنى ومقرات النشاط والغرف الإدارية والمختبرات.....، وغير ذلك.
10- مخطط أو خارطة لموقع المدرسة في الحي وأقرب المدارس إلى مدرسته.
11- ساعة يفضل أن تكون في مكان مناسب من غرفة مدير المدرسة.
12- توثيق ما نالته المدرسة من شهادات شكر أو دروع أو كؤوس ويراعى إخراجها وتثبيتها في مكان مناسب في مدخل المدرسة أو الإدارة .
13- بعض اللوحات التربوية التوعوية التي تؤكد على التواصل بين البيت والمدرسة ، وبين المشرف الزائر والمشرف المقيم، وغير ذلك.
14- فاكس حتى يسهل من استقبال المراسلات العاجلة من وإلى المدرسة.
15- جهاز حاسب آلي حديث متصل بالانترنت لتحميل البريد الالكتروني والتواصل مع إداريي التربية والتعليم.
16- لوحة باسم مدير المدرسة .
المرجع / كتاب المدير المتميز - خطوات عملية لمدير المدرسة
وحينما يعتني مدير المدرسة بتنظيم مكتبه فإن ذلك يعطي انطباعاً عنه بأنه متميز؛ وعلى حين يظن البعض بأن كثرة الأوراق على مكتب المدير تدل على تميزه وعمله إلا أن هذا الظن خاطئ إذ يعلم الإداريون المتميزون بأن كثرة الأوراق تدل على إهمال هذا المدير وعدم انجازه لأعماله أولاً بأول حيث تتراكم هذه الأوراق لتشكل فيما بعد فوضى رهيبة تربك العمل وتؤخر الإنتاجية حينما يبحث المدير عن ورقة أو خطاب أو تعميم يذكر أنه وضعه مع كومة الأوراق على مكتبه قبل أسبوع أو شهر ولا يجده إذ يتوه بين أتلال الورق التي جمعت لتنظيم العمل –بشرط أن توضع في أماكنها الصحيحة وبشكل مرتب- إلا أن بعض المديرين يتهاون في هذه الأوراق فتصبح يوماً بعد يوم عبئاً عليه.
] باربارا همفيل أخصائية في إدارة الأعمال.. تقول: لقد قضيت آلاف الساعات مستشارة تنظيمية مع الناس وأوراقهم ووجدت أن هناك حقيقة واحدة واضحة جدا ألا وهي:
إن مهارات إدارة الأوراق تعتبر ضرورية للعيش في مجتمعاتنا .. وقامت بتأليف كتاب بعنوان: (ترويض النمر الورقي - تنظيم الأوراق في حياتك)
فباربارا تشبه عملية تفحص كوم من الأوراق بإيقاظ نمر نائم إذ أننا سنكتشف خلال تفحصنا أوراقا تمثل خيبة أمل بالنسبة إلينا أو التزامات أو غموضا .. وكما أن نوم النمر بصورة مؤقتة يخفف عنا ، فإن تجاهل الأوراق يخفف عنا بصورة مؤقتة أيضا . ولكن يظل هناك خوف دائم داخل عقولنا من أن النمر سيفيق من نومه في أي لحظة..
لن تقتصر فائدة تنظيم أوراقك على خلو مكتبك من الفوضى ، بل وستظهر لك كثيرا من الأشياء الجميلة ..
وقد وضعت باربارا أربعة أهداف تكلمت حولها من خلال الكتاب:
1- إتلاف الأوراق غير الضرورية .
2- تجنب إنتاج أوراق غير ضرورية .
3- تحديد موقع ثابت للأوراق المنتهية .
4- إنشاء نظام استرجاع ورقي سهل.[ [2]
ولذا فإنه ينبغي لمدير المدرسة العناية بالجوانب التالية أثناء عملية ترتيب مكاتب الإدارة:
أ - على مدير المدرسة تنفيذ ما ورد من تعاميم منظمة للسجلات والملفات.
ب - الترتيب والتنظيم في مكتب مدير المدرسة يساعد على أداء أفضل للعمل .
جـ - الحرص على عدم بقاء أي أوراق ليس هناك حاجة لبقائها في المكتب ، أو انتهى وقتها .
د - السعي إلى نظافة المكتب بشكل مستمر ويومي.
هـ - يجب أن لا تكون صغر مساحة مكتب المدير أو وضع المدرسة المادي عائقاً لبعض المقترحات ، حيث بالإمكان العمل بها بالشكل المناسب .
و- بعض هذه المقترحات يمكن أن تكون عن طريق لوحات تعلق أو ملفات قريبة من متناول يد المدير للرجوع لها عند الحاجة وبسهولة .
ز- الناحية الجمالية والإضاءة المناسبة والتكييف الجيد لها الأثر الواضح في أداء العمل وعلى نفسية الزائر والمراجع وولي الأمر.
خطوات تنظيم مكتب مدير المدرسة
أولاً : الملفات :
1- ملفات الموظفين ووضع بيانات متكاملة وتفصيلية عن كل موظف بالمدرسة في ملف مستقل.
2- ملفات التوجيهات والنشرات الخاصة بكل مادة .
3- الملفات الخاصة والسرية وتحفظ في الخزنة الخاصة بمدير المدرسة .
4- ملفات التعاميم المهمة بحيث يوضع لكل قسم من أقسام إدارة التربية والتعليم ملف خاص بتعاميمه .
5- ملفات الصادر العام ويوضع فيه صورة من كل خطاب يصدر من إدارة المدرسة إلى جهة خارج المدرسة .
6- ملف معلومات عن المدرسة وتزويده بكل ما يستجد بشكل مستمر.
7- أي ملف يستحدثه المدير لأداء عمل أفضل أو تنظيم أحسن .
ثانياً : السجلات :
1- سجل حضور وانصراف الموظفين اليومي .
2- سجل غياب وتأخر الموظفين اليومي والشهري والسنوي .
3- سجل أحوال الموظفين (يشتمل على أسماء العاملين في المدرسة ومعلومات كاملة عنهم) .
4- سجل متابعة المدير للمعلمين وتقويمهم .
5- سجل زيارة المشرفين التربويين .
6- سجل الاجتماعات المدرسية.
7- سجل الرواتب .
8- سجل طبيب الوحدة الصحية المدرسية .
9- سجل الصادر .
10- سجل توديع المعاملات.
11- سجل الاجتماعات.
12- أي سجل يقترحه المدير مما يرى أهميته في متابعة الأعمال .
ثالثاً : الجداول :
1- جدول الحصص الأسبوعي شاملاً أسماء المعلمين وتخصصاتهم ومجموع الأنصبة المسندة إليهم والمواد والفصول التي يدرسونها.
2- جدول الانتظار .
3- جدول المناوبة والإشراف اليومي .
4- جدول توزيع الريادة .
5- جدول توزيع الأنشطة والبرامج والمهام داخل المدرسة.
رابعاً : الإحصائيات :
1- إحصائيات دورية أو فصلية بمستويات الطلاب .
2- إحصائيات بأعداد الطلاب وجنسياتهم وتوزيعهم على فصول المدرسة.
3- إحصائيات بأعداد الفصول والطلاب داخل الفصول.
4- إحصائيات بنتائج الطلاب في الأعوام الماضية وحتى تاريخه مع ملاحظة الإضافة المستمرة لهذه الإحصائيات.
5- إحصائيات بأعداد الطلاب والفصول منذ تأسيس المدرسة وحتى تاريخه، مع ملاحظة الإضافات المستمرة لهذه الإحصائيات.
خامساً : الحوافز :
1- لوحة شهرية بأسماء الطلاب المتميزين .
2- لوحة ثابتة باسم الطلاب المتفوقين دراسياً أو الأوائل على فصولهم.
3- لوحة شهرية بالتفوق في الأنشطة الدورية التي تجريها المدرسة مثل ( الإذاعة - أحسن فصل - الصحف الحائطية).
4- لوحة لأفضل موظف خلال الشهر مع ملاحظة الإشارة إلى السيرة الذاتية لكل موظف وبشكل مستمر حتى الشهر الذي يليه.
5- أي حوافز أخرى يرى المدير وضعها في المكتب مما يساعد على رفع المستوى التربوي والتعليمي للطلاب .
6- مع ملاحظة اللوحات التي تعزز الأداء الإيجابي للموظف والطالب ، يمكن تعميمها على باقي أماكن المدرسة، سواء التي يرتادها المعلمون (غرفة المعلمين)أو الطلاب(المقصف المدرسي - مقار النشاط... إلخ).
سادساً : اللوائح والأنظمة :
يجب أن يكون لدى مدير المدرسة في مكتبه جميع اللوائح والأنظمة الصادرة(سواء كانت مرئية أو مطبوعة) مثل ( الدليل الإجرائي لمدير المدرسة- والقواعد التنظيمية-ودليل تقويم الطالب-ودليل الاختبارات-والمذكرة التفسيرية-ولائحة السلوك – وتعاميم التقويم المستمر).
سابعاً : متفرقات :
1- علم المملكة.
2- خريطة توضح حدود المملكة العربية السعودية
3- لوحة تعرف بسياسة التعليم بالمملكة .
4- لوحة تعرف بأهداف التعليم بالمملكة .
5- لوحة بأهداف المرحلة الدراسية التي يعمل بها مدير المدرسة.
6- قائمة بأسماء الطلاب وعناوينهم مع هواتف أولياء الأمور في المنزل والعمل.
7- مكتبة تربوية مصغرة مع ملاحظة تعميمها على منسوبي المدرسة.
8- وسيلة اتصال داخلية للاتصال ( جرس، هاتف داخلي، إذاعة للمناداة).
9- مخطط هيكلي للمدرسة وتوزيع الفرق داخل المبنى ومقرات النشاط والغرف الإدارية والمختبرات.....، وغير ذلك.
10- مخطط أو خارطة لموقع المدرسة في الحي وأقرب المدارس إلى مدرسته.
11- ساعة يفضل أن تكون في مكان مناسب من غرفة مدير المدرسة.
12- توثيق ما نالته المدرسة من شهادات شكر أو دروع أو كؤوس ويراعى إخراجها وتثبيتها في مكان مناسب في مدخل المدرسة أو الإدارة .
13- بعض اللوحات التربوية التوعوية التي تؤكد على التواصل بين البيت والمدرسة ، وبين المشرف الزائر والمشرف المقيم، وغير ذلك.
14- فاكس حتى يسهل من استقبال المراسلات العاجلة من وإلى المدرسة.
15- جهاز حاسب آلي حديث متصل بالانترنت لتحميل البريد الالكتروني والتواصل مع إداريي التربية والتعليم.
16- لوحة باسم مدير المدرسة .
المرجع / كتاب المدير المتميز - خطوات عملية لمدير المدرسة
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق